Ob občasni razstavi Darila državi o pravilih ob prejemanju protokolarnih daril in obiskih predsednice Republike Slovenije v tujini ter sprejemanju tujih gostov v Republiki Sloveniji
Predsednik republike v skladu s 102. členom ustave Republike Slovenije (v nadaljevanju RS) predstavlja Republiko Slovenijo ter je vrhovni poveljnik njenih obrambnih sil. Kot najvišji predstavnik RS predsednik republike v Sloveniji sprejema tudi visoke predstavnike iz tujine, prav tako odhaja na uradne, državniške in delovne obiske v tujino.
Protokol Republike Slovenije opravlja organizacijske, strokovne in logistične naloge ob izvedbi različnih protokolarnih dogodkov v Sloveniji in tujini za najvišje predstavnike Republike Slovenije.
Med protokolarne dogodke sodijo:
– državniški obiski šefa države ali vlade v Republiki Sloveniji,
– uradni, delovni in zasebni obiski v RS,
– državniški obiski predsednika RS v tujini,
– uradni in delovni obiski v tujini,
– protokolarni dogodki zakonca ali partnerja predsednika RS, predsednika Državnega zbora RS, predsednika Vlade RS in ministra za zunanje zadeve RS,
– predaje poverilnih pisem predsedniku RS,
– predaje kopij poverilnih pisem in predstavitvenih pisem v Ministrstvu za zunanje zadeve RS,
– predstavitveni in poslovilni obiski vodij diplomatskih predstavništev in predstavništev mednarodnih organizacij pri predsedniku RS, predsedniku Državnega zbora RS, predsedniku Vlade RS in predsedniku Državnega sveta RS,
– slovesnosti ob vročanju odlikovanj RS, ki jih vroča predsednik RS ali visoki predstavnik RS po pooblastilu predsednika RS
– podpisi meddržavnih in drugih uradnih listin, pomembnih za državo,
– slovesnosti ob izrekanju priseg pred predsednikom Državnega zbora RS,
– državni pogrebi, polaganja vencev in državne žalne slovesnosti,
– sprejemi, ki jih prirejajo predsednik RS, predsednik Državnega zbora RS, predsednik Vlade RS, predsednik Ustavnega sodišča RS in minister za zunanje zadeve RS,
– državne proslave in druge prireditve državnega pomena.
Za obiske predsednice Republike Slovenije v tujini poskrbi država gostiteljica skupaj z Uradom predsednice Republike Slovenije, s Protokolom RS in z veleposlaništvom RS v tej državi.
V primeru obiska šefa tuje države v Republiki Sloveniji, pa se glede obiska dogovarjajo Urad predsednice Republike Slovenije, Protokol Republike Slovenije in veleposlaništvo države, iz katere prihaja gost.
Kadar gost prihaja na obisk z zakoncem ali partnerjem, se zanj pripravi ločen, spremljevalni program pri katerem sodeluje zakonec ali partner gostitelja ali druga oseba, ki na pobudo gostitelja prevzame vlogo gostitelja zakonca ali partnerja gosta.
Ob obiskih tujih šefov držav se vedno določi koordinator s strani Protokola, ki usklajuje vse podrobnosti obiska med različnimi deležniki (Uradom PRS, lokalnimi organizatorji dogodka, letališčem, policijo, vozniki, … ).
V času državniških in uradnih obiskov šefa države v Republiki Sloveniji morajo biti izobešene zastave gosta, Republike Slovenije in Evropske unije na kraju prihoda in odhoda, na rezidenci gosta, na poslopjih, kjer potekajo uradni deli programa, v prostorih, kjer potekajo uradni pogovori s fototermini, ter na avtomobilu, v katerem se vozi gost.
Državniški obiski v Republiki Sloveniji načeloma trajajo do tri delovne dni, medtem ko uradni in delovni obisk trajata do dva delovna dneva. Enako velja za državniške ter uradne in delovne obiske predsednice Republike Slovenije v tujini. Protokolarni čas je praviloma med 9.00 in 21.00.
Pred obiskom Urad predsednice Republike Slovenije pripravi izhodišča za osnutek programa, ki ga posreduje Protokolu RS. Na podlagi tega Protokol izdela natančen program, pridobi vse podatke o točnih nazivih gosta in članov delegacije, sestavi delegacije, prehranskih, zdravstvenih in morebitnih drugih posebnostih vseh članov delegacije, neformalnih delih obiska, točnem času in lokaciji prihoda in odhoda in željah glede namestitve. Dogovori se tudi o podrobnostih glede obdarovanja, jeziku pogovorov, novinarske konference in morebitnih ogledov ter o razdelitvi stroškov. Poskrbi za naročilo vozil za prevoz delegacij in naročilo obrokov. Skrbi za pripravo vseh tiskovin: jedilnikov v slovenskem jeziku in jeziku države gosta oziroma v angleščini, vabil in imenskih kartic, pripravo programskih knjižic z vsemi potrebnimi časovnicami, elementi programa, skicami in kontakti.
Običajno program uradnega obiska vključuje naslednje točke:
– pozdravno slovesnost z vojaškimi častmi,
– pogovor na štiri oči,
– izmenjavo daril,
– pogovore delegacij, ki jih vodita šefa držav,
– srečanje s predsednikom Državnega zbora Republike Slovenije,
– srečanje s predsednikom Vlade Republike Slovenije,
– uradno večerjo (izjemoma kosilo), ki jo gosti predsednik Republike Slovenije,
– kosilo, ki ga gosti predsednik vlade ali predsednik državnega zbora,
– izjavo za medije oziroma novinarsko konferenco,
– obisk zgodovinskih /kulturnih /naravnih znamenitosti v Sloveniji,
– druge točke po dogovoru z gostiteljem ali na željo gosta.
Navadno se visokim gostom iz tujine ob državniškem in uradnem obisku izroči darilo, katerega vrednost praviloma ne sme presegati višine zadnje uradno objavljene bruto povprečne plače na zaposlenega v Republiki Sloveniji.
Darila se izroči tudi zakoncu ali partnerju gosta, članom uradne delegacije, darila manjše vrednosti pa tudi varnostnemu in tehničnemu osebju gosta.
V skladu z Zakonom o integriteti in preprečevanju korupcije morajo v Uradu predsednice Republike Slovenije voditi seznam prejetih daril, ki vsebuje podatke o vrsti in ocenjeni vrednosti darila, darovalcu in dogodku prejema darila. V seznam daril se vpisujejo podatki o darilih, katerih vrednost presega 50 eurov.
Darila se izbirajo glede na rang in zanimanje prejemnika. Navadno gre za darila izdelana v Republiki Sloveniji, ki poudarjajo slovensko kulturno, zgodovinsko in naravno dediščino ter dosežke sodobne slovenske ustvarjalnosti. Gre za funkcionalne in estetske izdelke z visoko mero kakovosti, saj so tudi del promocije Republike Slovenije.